Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie als Projektentwickler Excel verwenden, um Ihre Immobilienprojekte zu planen. Im Prinzip spricht nichts dagegen – solange Sie mit Excel nur bestimmte Informationsanforderungen ihres Managements bedienen oder Ad-hoc-Analysen durchführen.
Ganz anders sieht es jedoch aus, wenn Sie Excel für komplexe Berechnungen verwenden, auf denen wichtige Entscheidungen getroffen werden. Über die damit verbundenen Gefahren haben wir bereits berichtet. Zum Glück geht es auch anders: mit einer benutzerfreundlichen Web-Anwendung, die Berechnungen vereinfacht, Ihnen einen schnellen Überblick über den finanziellen Status Ihres Projekts gibt und mit deren Hilfe Sie unkompliziert Analysen durchführen können. In diesem Blog erkläre ich Ihnen, warum die Zeit der Tabellenkalkulationen hinter uns liegt und eine benutzerfreundliche Web-Anwendung die Zukunft ist.
Die Fallstricke von Excel
Auf den ersten Blick mag gegen die Verwendung von Tabellenkalkulationen nichts einzuwenden sein, die Eintrittsbarriere ist gering, Excel ist für Unternehmen jeder Größe geeignet. Aber auf lange Sicht werden Sie auf eine Reihe von Fallstricken stoßen:
- Excel nimmt viel Zeit in Anspruch: Das Einrichten und die Pflege der ständig wachsenden und komplexen Tabellen sind sehr zeitaufwendig. Sie verbringen viel Zeit damit, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und Korrekturen vorzunehmen.
- Tabellenkalkulationen sind schwierig zu verwalten: In Organisationen, die Excel unternehmensweit nutzen und in denen die Eingaben von unterschiedlichen Parteien erfolgen, entstehen ganz schnell verschiedene Versionen. Excel bietet viele Freiheiten, hat aber keine automatische Versionskontrolle – einer der größten Fallstricke des Programms: Wenn etwas schiefläuft, weiß niemand, wer etwas zuletzt geändert hat.
- Tabellenkalkulationen sind fehleranfällig: In vielen Fällen erfolgt die Eingabe in Excel manuell. Ein kleiner Tipp- oder Formelfehler kann zu bösen Pannen führen. Werden anschließend wichtige Entscheidungen auf der Grundlage falscher Daten getroffen, können die Folgen erheblich sein.
- Das Wissen liegt in den Händen einer Person: Das Erstellen eines umfangreichen Tabellenkalkulationsmodells erfordert spezifisches Wissen. Oft ist eine Person dafür verantwortlich – sie hat das Modell aufgebaut und pflegt es. Verlässt diese Person die Organisation, gehen Wissen und Fähigkeiten verloren.
Die Alternative: eine gute Web-Anwendung…
Wenn Sie weiterhin mit Excel arbeiten wollen, ist es ratsam, klare Vereinbarungen über die Gestaltung, den Aufbau und die Verwendung der Tabellenblätter zu treffen. Wenn Sie jedoch überzeugt sind, dass es auch ohne Excel gehen muss, weil Excel zu fehleranfällig ist, dann gibt es gute Alternativen.
- Ermitteln Sie die finanzielle Machbarkeit von Projekten
Mithilfe einer guten Web-Anwendung können Sie die finanzielle Machbarkeit von Projekten durch eine einfache Auflistung der Kosten und Einnahmen ermitteln. Das Programm ist viel intelligenter als Excel, so werden etwa die Cashflows automatisch über die Zeit mithilfe intelligenter Algorithmen aufgezeichnet.
- Web-Anwendung = online
Bei einer Web-Anwendung läuft das Programm auf einem Server und kann über den Browser aufgerufen werden. So ist sie immer verfügbar, Sie benötigen nur einen Internetzugang und einen Desktop. Das Suchen nach der neuesten Excel-Version hört auf, Sie müssen sich nur noch bei der Web-Anwendung anmelden.
- Einfacher zusammenarbeiten
Eine Web-Anwendung vereinfacht die Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten. Sie geben ganz einfach Links frei und laden externe Parteien zur Teilnahme an Ihrem Projekt ein.
- Bessere Übersicht und Analysemöglichkeiten
Statt einer Vielzahl an komplexen nebeneinanderliegenden Tabellenkalkulationen bietet Ihnen eine Web-Anwendung einen strukturierten Überblick über Ihr Projekt – gebündelt auf einem Dashboard. Sie können Szenarien innerhalb eines Projekts einfach vergleichen, neue Szenarien lassen sich einfach integrieren.
- Mehr Flexibilität
Die Dateneingabe funktioniert bei einer Web-Anwendung sehr viel flexibel als bei Excel. So können Sie beispielsweise entweder die Summe eingeben und über alle Elemente aufteilen lassen oder Sie geben die Daten pro Element ein und lassen die Summe berechnen. Sie wählen auch, wie Ihre Daten angezeigt werden sollen.
- Schneller planen
Selbstverständlich sollte jede Planung gründlich sein, aber Sie sollten nicht zu viel Zeit darauf verwenden. Eine Web-Applikation bietet Ihnen ein Planungsmanagement: Sie können mit wenigen Klicks eine Basisplanung erstellen. Diese Planung können Sie mit dem Cashflow verknüpfen. Ändern Sie die Bauzeit, ändert sich die Kostenplanung automatisch.
- Fehler vermeiden
Bei der Verwendung von Excel hoffen Sie, dass jeder Fehler von einem aufmerksamen Mitarbeiter bemerkt wird. Eine gute Web-Anwendung weist Sie automatisch auf mögliche Fehler hin. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten treffen.
Einen Schritt nach vorne mit einer modernen Web-Anwendung
Die Umstellung auf eine Web-Anwendung kann ein großer Schritt sein. Dennoch sind wir uns sicher, es ein Schritt in die richtige Richtung. Unsere Web-Anwendung Reasult Projects vereint alle genannten Vorteile – denn wir wissen, dass Sie als Entwickler anderes zu tun haben als sich mit Excel herumzuschlagen. Überzeugen Sie sich selbst!
Bas Oortwijn – Product Consultant
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