Datenmanagement Immobilien – Faustregeln, um intelligenter zu arbeiten

3 Februar 2020
Maarten van Muijen Reasult

Maarten van Muijen – BI Consultant

Immer mehr Immobilienunternehmen verwenden Daten. Nicht nur, um (interne) Geschäftsprozesse zu optimieren, sondern auch um zu erfahren, ob sich manche Projekte überhaupt lohnen. Oder sie wünschen sich mehr Informationen über die Rentabilität von Investitionsentscheidungen. Die zentrale Frage lautet: Woraus bestehen überhaupt die wichtigsten Kontrollinformationen? In meiner Rolle als BI-Berater stelle ich oft fest, dass es für Mitarbeiter von Organisationen schwierig ist, Key Performance Indicators (KPIs) zu formulieren. In diesem Blog möchte ich dazu ein paar smarte Tipps an die Hand geben. Zugleich sage ich Ihnen, wie Sie Ihre Daten am besten speichern – denn auch das werde ich oft gefragt.

Wie nutzen Sie Daten effektiv?

In meinem vorherigen Blog habe ich Ihnen gezeigt, wie Daten zu Informationen werden, mit denen Entscheidungen getroffen werden können. Nehmen wir an, dass sind in der Lage sind, auf die Daten korrekt zuzugreifen. Der nächste Schritt besteht jetzt darin, die Daten zu visualisieren. Denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Mit Hilfe von Bildern lässt sich eine Storyline entwickeln – im besten Fall verwandelt sich dadurch dröges Zahlenmaterial in Emotionen. Mit dem zusätzlichen Vorteil, dass das Datenmaterial besser in Erinnerung bleibt. Ein Beispiel: Wir vergleichen die Zahlen des laufenden Jahres mit denen des vergangenen Jahres. Die Geschäftsleitung entwickelt sofort ein Gefühl dafür, in welchem Zustand sich die Organisation befindet. Visuelle Darstellungen regen die Phantasie an.

Was sind die wichtigsten Steuerungsinformationen für Immobilienorganisationen?

Organisationen haben oft Schwierigkeiten, die richtigen Key Performance Indicators (KPIs) zu formulieren, die sie in einem Dashboard sehen wollen. Welche Steuerungsinformationen sind wesentlich? Dabei helfen folgende Fragen:

  1. Was macht die Organisation/Abteilung zu einem Erfolg?
  2. Welche Faktoren können den Erfolg positiv und/oder negativ beeinflussen?
  3. Wie können die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren messbar gemacht werden?
  4. Wie kann die Datenvisualisierung Emotionen beim Nutzer hervorrufen?
  5. Beantwortet die Visualisierung die Frage, ob eine Organisation/Abteilung erfolgreich ist?

Wird Frage fünf mit nein beantwortet, muss man ans Zeichenbrett zurückkehren. Visualisierungen müssen die Frage beantworten, ob eine Organisation/Abteilung erfolgreich ist oder nicht. Natürlich berate ich gerne, welche KPIs und Visualisierungen anderen Organisationen geholfen haben, bessere Entscheidungen zu treffen. Die meisten KPIs werden auf der Grundlage früherer Erfahrungen formuliert. Nicht jeder kennt dabei die Visualisierungsmöglichkeiten von Tableau, Power BI, Qlik und anderer Visualisierungswerkzeuge, auch BI-Tools genannt. Es ist auch fraglich, ob Sie alle Faktoren kennen, die den Erfolg des Unternehmens, eines Prozesses oder eines Projekts beeinflussen können. Ich erwarte daher, dass Organisationen einen anderen Ansatz verfolgen und sich von neuen Trends wie Machine Learning und der Nutzung von Big-Data leiten lassen. Des Weiteren denke ich, dass das „analytische Erzählen“ wie gerade beschrieben eine immer größere Rolle spielen wird, so dass am Ende eine verständliche und visuelle Geschichte entsteht, die alle Beteiligten einbezieht und fasziniert.

 

Wie können Sie Ihre Immobiliendaten am besten speichern?

Zum Schluss möchte ich die Frage beantworten, wie Ihre Daten am besten gespeichert werden können. Ein Dashboard, das auf der Datenbank einer Anwendung basiert anstatt auf einem separaten Data Warehouse ist oft ungünstig. Denn die Leistung der Anwendung kann dadurch in die Knie gehen. Oft ist es hier auch schwierig, mehrere Daten aus verschiedenen Anwendungen miteinander in Beziehung zu setzen. Deshalb richten immer mehr Organisationen ihre eigenen Data-Warehouses ein. Dabei handelt es sich um einen Ort, an dem alle Daten aus den verschiedenen Anwendungsdatenbanken in einem für den Nutzer „lesbaren“ Format zusammengeführt werden. Mit ‚lesbar‘ meine ich, dass beispielsweise verschiedene Wohnfunktionen nicht in Zahlen ausgedrückt, sondern konkretisiert werden, wie Reihenhäuser, Eckhäuser und Penthäuser. Der Vorteil eines solchen Data-Warehouses besteht darin, dass wiederkehrende Ad-hoc-Fragen in relativ kurzer Zeit beantwortet werden können – solange die Datenbank offen genug ist, um neue Fragen und Datenquellen in Steuerungsinformationen zu übersetzen.

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